فيما يلي الخطوات الأساسية لتصميم أي قاعدة بيانات:‏
‏1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات.‏
‏2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها في قاعدة البيانات.‏
‏3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها في الجداول.‏
‏4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة.‏
‏5 تحديد العلاقات بين الجداول.‏
‏6 تحسين التصميم.‏
‏7 إضافة بيانات وإنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى.‏


‏1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات وكيفية استخدامها وهذا يشمل التالي:‏
‏- الإلمام بالمعلومات التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات .‏
‏- تحديد المواضيع التي تحتاج إلى تخزين معلومات عنها بالجداول ، والحقائق التي تحتاج إلى ‏تخزينها حول كل موضوع ( الحقول في الجداول) .‏
‏- تكلم مع من تتوقع أنه سوف يستخدم قاعدة البيانات .‏
‏- أمعن التفكير في الأسئلة التي تريد أن تجيب عنها قاعدة البيانات.‏
‏- خطط أوصافاً للتقارير المطلوب إخراجها .‏
‏- أجمع النماذج الورقية المستخدمة حالياً لتسجيل البيانات لأنها ستفيدك عند إنشاء ‏شاشات النظام .‏
‏- دراسة قواعد البيانات ذات التصميم الجيد والمشابهة لتلك التي ستقوم بتصميمها . ‏

‏2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها:‏
قد يكون تحديد الجداول أكثر الخطوات خداعاً في عملية تصميم قاعدة البيانات، ويرجع ‏السبب في ذلك إلى أن النتائج التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات، من أمثلة ‏التقارير المراد طباعتها والنماذج المراد استخدامها والأسئلة المراد الإجابة عليها، لا توفّر ‏بالضرورة معلومات إرشادية حول هياكل الجداول التي تخرجها!! لست بحاجة إلى تصميم ‏الجداول باستعمال ‏Microsoft Access‏ ، بل قد يكون من الأفضل تخطيط ‏أوصاف التصميم ومراجعته على الورق أولاً. عند تصميم الجداول، عليك بتقسيم ‏المعلومات، وذلك من خلال تذكر مبادئ التصميم الأساسية الآتية:‏
‏- لا يجب أن يتضمن الجدول معلومات مكررة .‏
‏- لا يجب تكرار المعلومات بين الجداول ، حيث أنه عند تخزين كل معلومة في جدول ‏واحد فقط، يتم تحديث هذه المعلومة في مكان واحد، مما يزيد من كفاءة العمل ويقضي ‏على احتمال الإدخال المكرر الذي يتضمن معلومات مختلفة. فقد ترغب على سبيل المثال ‏بتخزين عنوان العميل ورقم هاتفه مرة واحدة، وفي جدول واحد.‏
‏- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات عن موضوع واحد، أي عند احتواء كل جدول ‏على حقائق عن موضوع واحد، يمكنك الاحتفاظ بمعلومات حول كل موضوع على حدة ‏بعيداً عن المواضيع الأخرى ، على سبيل المثال، تخزَّن عناوين العملاء في جدول مختلف عن ‏طلبات العملاء، حتى تتمكن من حذف إحدى الطلبات مع الاحتفاظ بمعلومات العميل .‏


‏3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها:‏
‏- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات حول نفس الموضوع، ويتضمن كل حقل في ‏الجدول حقائق فريدة عن موضوع هذا الجدول. على سبيل المثال، يتضمن جدول العميل ‏الحقول الآتية: اسم الشركة، العنوان، المدينة، ورقم الهاتف، حيث تلاحظ أن جدول ‏العملاء يتكون من حقول تخص العملاء فقط .‏
‏- عند تخطيط أوصاف الحقول لكل جدول، تذكر التلميحات الآتية: " قم بربط كل ‏حقل بموضوع الجدول مباشرة " " لا تضع في الحقول بيانات مشتقة أو محسوبة ( بيانات ‏ناتجة عن عملية حسابية ) " . " قم بتضمين كافة المعلومات التي تريدها " " قم بتخزين ‏المعلومات بأشكالها المنطقية المبسطة " (على سبيل المثال، "الاسم الأول" و"الاسم الأخير"، ‏أفضل من "الاسم" ).‏

‏4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة: ‏
‏- حتى يتمكن ‏Microsoft Access‏ من ربط المعلومات المخزَّنة في جداول ‏منفصلة، كربط عميل بجميع الطلبات الخاصة به .‏
‏- يجب أن يتضمن كل جدول في قاعدة البيانات حقل (أو مجموعة من الحقول) يُعرّف ‏كل سجل في الجدول بشكل فريد، ويسمى هذا الحقل (أو مجموعة الحقول) مفتاحاً ‏أساسياً .‏

‏5 تحديد العلاقات بين الجداول:
بعد تقسيم المعلومات إلى جداول وتعريف حقول المفاتيح ‏الأساسية، ستحتاج إلى طريقة لإبلاغ ‏Microsoft Access‏ بكيفية إحضار ‏المعلومات المرتبطة معاً مرة أخرى بطرق ذات معنى. ولعمل ذلك، عليك بتعريف ‏العلاقات بين الجداول.‏

‏6 تحسين التصميم:
بعد تصميم احتياجاتك من الجداول والحقول والعلاقات، يحين الوقت ‏لدراسة التصميم واكتشاف أي خلل لا يزال موجوداً، فمن الأسهل تغيير تصميم قاعدة ‏البيانات الآن عنه بعد تعبئة الجداول بالبيانات. استخدم ‏Microsoft Access‏ ‏لإنشاء الجداول، وتحديد العلاقات بينها، وأدخل بعض سجلات البيانات في كل جدول. ‏اختبر إمكانية استخدام قاعدة البيانات في الحصول على ما تريد من إجابات. أنشئ ‏مسودات تجريبية للنماذج والتقارير واختبر إظهارها للمعلومات كما كنت تتوقع. ابحث ‏عن التكرار غير الضروري للبيانات واستبعده.‏

‏7 إدخال بيانات وإنشاء كائنات قواعد بيانات أخرى:عندما تطمئن إلى أن هياكل ‏الجداول تحقق أهداف التصميم المشروحة هنا، يحين وقت الشروع في إضافة كافة بياناتك ‏إلى الجداول. ويمكنك عندئذ إنشاء ما تريد من استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ‏ماكرو ، و وحدات نمطية.‏