13 نصيحة لإدارة وقتك الشخصي بكفاءة عالية - عيون العرب

fkra_magnoona · #1 01-24-2007, 04:07 AM

13 نـصيحة

لإدارة وقــتك الــشخصي بكفــاءة عــالــية

( 1 )

أقضي وقت للتخطيط والتنظيم

استخدم الوقت للتفكير والتخطيط هو وقت استغل بطريقة سليمة فبالفعل اذا فشلت في ايجاد وقت للتخطيط فإنك بلا شك تخطط للفشل. نظم نفسك بطريقة تراها مناسبة لك. يحتاج البعض إلى ترتيب أوراقهم بطريقة سليمة، في حين البعض الآخر يستمدون نشاطهم من أكوام الأوراق التي تتراكم أمامهم. إذاً إنسى عبارة "يجب" ونظم نفسك بطريقتك الخاصة.

( 2 )

حدد الأهداف

الأهداف تمنحك الحياة والأسلوب الذي تقضي به وقتك واتجاهك، حدد أهداف محددة يمكن قياسها، واقعية يمكن إنجازها وتحقيقها. أهدافك المثالية هي تلك الأهداف التي تسمح لك بـ "الاستطالة" دون أن "تتكسر" أثناء كفاحك لتحقيق هذه الأهداف.

( 3 )

حدد الأولوية

استخدم قاعدة ( 80 – 20 ) التي قام بابتكارها الاقتصادي الايطالي فيلفريدو باريتو Vilfredo Pareto حيث لاحظ أن 80% من المكاسب تنبع من 20% من المجهود. وتمكن لعبة الأولوية في عزل وتحديد نسبة الـ 20% ذات القيمة. وبمجرد تحديد هذه النسبة أعطى الأولوية للتركيز بالعمل على تلك العناصر التي تحتوي على أكثر الفوائد.

( 4 )

استخدم قائمة " أعمال يجب إنجازها "

يقوم بعض الأفراد بإنجاز أعمالهم من خلال استخدامهم لقائمة أعمال للانجاز حيث يقومون بإعدادها أو ببنائها سواء على أساس آخر شيء قام بالعمل عليه في اليوم السابق أو شيء مطلوب إنجازه خلال النهار. ويقوم بعض الأفراد بمزج تلك القوائم مع تقويم أو مع خطة زمنية، في حين يفضل البعض الآخر استخدام قائمة لأعمال لإنجازها يتم تحديثها بصفة مستمرة.

( 5 )

كـن مــرن

أعطى لنفسك وقت لقطع العمل والتشتت في غير العمل الذي تقوم به، حيث يقترح خبراء إدارة الوقت بأنه يجب القيام فقط بالتخطيط لـ 50% أو أقل من الوقت المتاح للفرد. حيث إن التخطيط فقط لـ 50% من وقتك يمنحك المرونة للتعامل مع ما يقطع الأعمال التي تقوم بها وإنجاز الأعمال حرجة التي لم تقوم بالتخطيط لها.

( 6 )

خذ في اعتبارك الوقت البيولوجي الأساسي

وهي فترة النهار التي تكون فيها في أفضل حالاتك. فهل أنت شخصية ذكية "صباحية" أو "مسائية" أو "ما بعد الظهيرة" ؟ إن معرفة أفضل وقت بيولوجي لك والتخطيط لاستخدام هذا الوقت من النهار لإنجاز أولوياتك (لو أمكن) هو سبيل لإدارة وقتك بكفاءة أفضل.

( 7 )

أنجز الشيء الصائب بطريقة سليمة

وهذا ما أفاد به خبير الإدارة بيتر دراكير Peter Drucker حيث يقول "إن إنجاز الشيء الصائب أهم من إنجاز الأشياء بطريقة سليمة" إن إنجاز الأشياء هو الفاعلية أما القيام بإنجاز الشيء بطريقة سليمة فهو القدرة. ركز أولاً على الفاعلية (حدد ما هو الشيء الصائب المطلوب إنجازه) ، ثم ركز بعد ذلك على القدرة (إنجازه بطريقة سليمة).

( 8 )

تخلص من المواضيع العاجلة

تتطلب معظم المهام العاجلة فترات قصيرة من الوقت لإنهائها، في حين أن المهام الهامة هي تلك التي تحتاج فترات طويلة لإنهائها. اعمل بحيث تقلل من الأشياء العاجلة المطلوب انجازها حتى يكون لديك متسع من الوقت لانجاز الأمور الأكثر أهمية.

( 9 )

طبِّق فن الإهمال الذكي

تخلص من المهام القليلة الأهمية في حياتك أو من تلك المهام التي ليس لها آثار طويلة الأمد عليك ، هل يمكنك الاعتماد على الآخرين في إنجاز بعض الأعمال المدرجة في قائمة "أعمال يجب إنجازها" أو شطبها ؟. قم فقط بالعمل على المهام التي يمكنك أنت فقط القيام بها.

( 10 )

تــلافي أن تكــون كمالي

بالفعل هناك بعض من الأمور التي يجب أن تكون أقرب إلى الكمال عن مهام أخرى. ولكن الوصول أقرب إلى الكمال والاهتمام بالتفاصيل الغير هامة يمكن أن يكون شكل من أشكال المماطلة.

( 11 )

تغلــب على الممـاطلة

عندما تحاول الابتعاد عن أي من الأمور؛ قم بتكسيره إلى عدد من المهام الصغيرة، أو حدد لنفسك زمن محدد لإنجازه وابدأ بأكبر مهمة لمدة 15 دقيقة ومن خلال العمل القليل في كل مرة ستصل إلى نقطة تدفعك لإنجاز العمل.

( 12 )

تعلـم أن تقـول "لا"

كلمة صغيرة جدا لكن يصعب النطق بها. قد يساعدك التركيز على الأهداف التي حددتها على النطق بها. وقد يساعدك أيضاً التوقف لفسحة من الوقت لإنجاز أمور هامة ذات الأولوية التي لم تخطط لها مثل الأمور العائلية أو تلك المرتبطة بأصدقائك. ولكن قبل الشروع في ذلك يجب أن تكون مقتنع بأهميتك وبأهمية أولوياتك وهو أصعب الأمور التي يمكن من خلالها أن تتعلم أن تقول "لا". وبمجرد اقتناعك بأهميتها فإن مجرد النطق بـ "لا" للأمور الغير هامة تسهل عليك حياتك.

( 13 )

كافئ نفســك

حتى بالنسبة لنجاحاتك الصغيرة، احتفل بإنجازك لأي من الأهداف التي ضعتها أو أنجزتها. أوعد نفسك بمكافأة عند إنهائك لكل مهمة أو عند إنجازك العمل ثم أوفي بما وت به نفسك أنعم على نفسك بمكافأة.

المصادر:
دراكور، بيتر. الموظف الكفء . نيويورك: هاربر و روو، 1996.
Drucker, Peter. The Effective Executive. New York: Harper & raw, 1996.
لاكين، آلان. كيف تتحكم في وقتك وحياتك . نيويورك، سيجنت، 1974.
Lakein, Alan. How to Get Control of Your Time and Your Life. New York:Signet, 1974.
ماكجي، آن. إدارة الوقت للأفراد الغير قابلين للإدارة. دالاس، تكساس: آن ماكجي – كوبر وشركاهم، 1983.
McGee-cooper, Ann. Time Management of Unmanageable People. Dallas. Tx: Ann McGee & Associates, 1983.

اللهم أهدنا الصراط المستقيم

ربنا لا تزغ قلوبنا بعد إذ هديتنا، وهب لنا من لدنك رحمة إنك أنت الوهاب

ربي امنحنا القوة لكي نصبرعلى الأحزان، ربي امنحنا القوة لنسمو بأرواحنا فوق توافه الحياة

اللهم أعنا على ذكرك وشكرك وحسن عبادتك

تقبل الله منا ومنك

@ [email protected]

fkra_magnoona · #2 01-24-2007, 04:15 AM

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة fkra_magnoona

اللهم أهدنا الصراط المستقيم

ربنا لا تزغ قلوبنا بعد إذ هديتنا، وهب لنا من لدنك رحمة إنك أنت الوهاب

ربي امنحنا القوة لكي نصبرعلى الأحزان، ربي امنحنا القوة لنسمو بأرواحنا فوق توافه الحياة
اللهم أعنا على ذكرك وشكرك وحسن عبادتك
تقبل الله منا ومنك

@ [email protected]